Produktywność – jak być produktywny w pracy i w domu

Produktywność – jak być produktywny w pracy i w domu

Sekrety produktywności

Dzień ucieka, godzina po godzinie, a Ty nic konkretnego nie zrobiłeś?

Jesteś tak przytłoczony zadaniami, że wolałbyś schować się pod biurkiem?

Spokojnie, tak czuje większość ludzi. Jest kilka trików, które mogą Ci pomóc.

Produktywność okiem eksperta

Pracując nad swoją produktywnością możesz zaoszczędzić kilka godzin dziennie, jednocześnie uzyskując lepsze efekty.

Faktem jest, że 80% naszego produktywnego czasu zabierają przerywniki. Czynności mało ważne, które wplatają się między zadania kluczowe. Ograniczenie ich do minimum sprawi, że pozostaniesz skupiony na rzeczach istotnych.

Każdy przerywnik rozprasza Twoją uwagę. Po przerwaniu, potrzebujesz trochę czasu, by znowu wdrożyć się w temat. Nieważne, czy piszesz wypracowanie, programujesz, uzupełniasz raport dla szefa czy księgujesz faktury. Pracujesz efektywnie dopiero po pewnym czasie, gdy Twój mózg skupi się na zadaniu.

Z każdym kolejnym przerwaniem, czas powrotu do stanu skupienia jest dłuższy.

Noce i poranki

Zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego najwięcej udaje Ci się zrobić wcześnie rano lub późno wieczorem?

Odpowiedź jest prosta. Wtedy jest najmniej czynników rozpraszających Twoją uwagę. Powiedzmy, że pracujesz w biurze, orientacyjnie od 8:00 do 16:00. Pierwszy trik który możesz zastosować wygląda tak:

Postaraj się przychodzić albo przed wszystkimi, albo po wszystkich i zostawać po godzinach, gdy już nikogo nie ma.

Zyskasz dzięki temu godzinę, może nawet dwie, bezcennego czasu bez zakłóceń. Uwierz mi, w cichą godzinę jesteś w stanie zrobić więcej niż w siedem pozostałych.

Wrogowie numer jeden

Jest kilka rzeczy, których wypada unikać, przynajmniej przez pierwsze trzy godziny pracy. Gdy dojdziesz do wprawy, w trzy godziny ukończysz wszystkie swoje zadania. Resztę czasu możesz przeznaczyć na co tylko chcesz.

 

Telefon – dźwięk dzwoniącego telefonu skutecznie, w mgnieniu oka, likwiduje całą Twoją uwagę. Do tego kilka(naście) minut stracone na rozmowę i kilka(naście) minut na ponowne wdrożenie. Łatwo stwierdzić, że każdy odebrany telefon to ok. pół godziny ucięte z naszego dnia pracy.

Rozwiązanie? Wyłącz telefon na pierwsze trzy godziny. Jeśli komuś nie uda się dodzwonić, zadzwoni później. W 80% i tak będzie to niechciana akwizycja, która tylko nadszarpnie Twoje nerwy.

 

Koledzy – swobodne rozmowy, pogaduszki w stylu „jak leci?, jak Ci minął weekend?” to nieodłączny element pracy z ludźmi. Problem w tym, że takie rozmowy rozpraszają nie gorzej niż telefon. W dodatku, pod nieobecność szefa, często przeradzają się w długie dyskusje.  Uwaga! To samo tyczy się wspólnego picia kawy w kuchni.

Rozwiązanie? Poproś, by Ci nie przeszkadzano do godziny 10:00. Ubierz słuchawki i włącz ulubioną muzykę, by odciąć się od rozmów sąsiadów. Nawet, gdy nie jesteś rozmówcą, mimowolnie część uwagi poświęcasz na słuchanie i analizowanie czyjejś rozmowy.

 

Internet – zdarzyło Ci się siąść do jakiegoś zadania, pełen determinacji i zapału, po czym pierwszą czynnością było odpalenie przeglądarki? Onet, Interia, Newsy, może jakieś inne ulubione strony. Nie dość, że skupiasz uwagę nie na tym, co trzeba, to jeszcze trwale poświęcasz część zasobów swojego umysłu na gromadzenie i przetwarzanie zbędnych informacji. To karygodny błąd. Na strony przyjdzie czas po wykonaniu zadań.

Rozwiązanie? Tu najłatwiej odłączyć kabel sieciowy. Jeśli potrzebujesz internetu do pracy, postaraj się oduczyć tego nawyku. Więcej o wypracowywaniu dobrych i niszczeniu złych nawyków poczytasz tutaj: dobre nawyki.

 

Praca nad produktywnością

Wyeliminowałeś największe źródła przerwań i co dalej? Siedzieć w ciszy od 6:00 i gapić się bez celu w ekran monitora to nie jest dobre rozwiązanie.

Znowu, z pomocą przyjdzie Ci kilka wskazówek:

 

Mniejsze taski – masz jedno, ogromne, przytłaczające zadanie? Na samą myśl o nim doznajesz odruchów wymiotnych? Nie martw się. Każde zadanie można podzielić na zestaw mniejszych zadań. Zostało naukowo udowodnione, że ta sama ilość pracy podzielona na 20 zadań zostanie zrobiona szybciej, niż przekazana jako jedno ogromne zadanie.

Tak na przykład, zadanie „Zrobienie raportu” można zapisać jako:

Przygotowanie strony tytułowej, Opracowanie kluczowych punktów, Przygotowanie informacji ze źródeł trzecich, Formatowanie tekstu, Zebranie opinii kadry zarządzającej etc.

 

Drobne zadania rób od ręki – w książce Davida Allena „Getting Things Done” (poczytaj więcej o książce tutaj: http://produktywnie.pl/164/gtd-getting-things-done-po-polsku/) czytamy, że:

„Jeśli coś ma trwać krócej, niż 2 minuty, zrób to od razu.”

Nie odkładaj tak krótkich zadań na później, bo będą tylko niepotrzebnie Cię dekoncentrować. Masz dwa talerze do umycia przed wyjściem do pracy – umyj je teraz! Nie zostawiaj ich na popołudnie. Zobaczysz, jak uczucie przytłoczenia ilością zadań zejdzie z Ciebie po wprowadzeniu w życie tej zasady.

 

Zjedz tę żabę! – kolejna świetna książka światowego autora, Briana Tracy’ego. Jej kwintesencję przedstawiłbym jako:

Zrób jak najszybciej zadania, które najbardziej Cię stresują / denerwują / przerażają.

Każdy z nas ma takie zadania. Rozmowa z nieznośnym klientem, sprawozdanie z nieudanej kampanii, tłumaczenie się z poważnego błędu itp. Fakt jest jeden. Prędzej czy później i tak musisz stawić mu czoła. Nikt tego nie zrobi za Ciebie, a im bardziej opóźniasz to w czasie, tym bardziej przerażony i zestresowany jesteś. Poczytaj o sposobach walki ze stresem i miej to jak najszybciej z głowy.

 

To byłoby na tyle

Mam nadzieję, że wyniesiesz z tego wpisu coś dla siebie. Naprawdę, wystarczy kilka trików, by zyskać dziennie kilka godzin wolnego czasu. Zastosuj się do tych paru zasad, by móc przeznaczyć zdobyty czas na co tylko masz ochotę.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInPin on Pinterest
Świetne! Muszę się podzielić

2 komentarze

Maciek

about 3 lata ago

Super tekst ;) Od siebie dorzucę 4 pytania, które pozwalają walczyć z prokrastynacją (chronicznym odkładaniem wszystkiego na potem). 1) Co w tej chwili robisz? 2) Co chcesz osiągnąć? 3) Jak się będziesz czuł, gdy to osiągniesz? 4) Jaki jest pierwszy, najmniejszy z możliwych krok do osiągnięcia założonego celu? (Co robię?)Siedzę przed komputerem i przeglądam serwisy informacyjne w sieci, oglądam filmy na YT, sprawdzam co u moich znajomych na portalach społecznościach. (Co chcę osiągnąć?) Chcę napisać kolejne ćwiczenie na warsztat z zarządzania sobą w czasie. (Jak będę się czuł, gdy to zrobię?) Będę zadowolony z tego, że mój konspekt zaczyna przybierać coraz wyraźniejszą formę. Będę z siebie dumny i usatysfakcjonowany, bo dzięki temu skreślę kolejny punkt z mojej listy zadań. (Jaki będzie mój pierwszy krok?) Wyłączę wi-fi w domu. Pozdrawiam Maciek :)

Odpowiedz

Marcin Wesel

about 3 lata ago

Cześć Maćku! Dzięki za solidną dawkę dodatkowej wiedzy. Faktycznie, spróbowałem i jest znacznie łatwiej zabrać się za kolejne taski. Pozdrawiam, Marcin

Odpowiedz

Zostaw komentarz

Zostaw coś po sobie!